Il tuo capo ti ha incaricato di organizzare un evento aziendale e non hai la minima idea di cosa fare e da dove partire? Hai bisogno di idee per un evento esclusivo? Sei capitato nel posto giusto per trovare utili consigli! Prima di tutto non spaventarti, non è un compito impossibile, però ci vogliono impegno, attenzione e dedizione.
Affinchè tutto risulti perfetto bisogna capire che tipo di location occorre, di che genere e di che grandezza. Per poter stabilire questo è necessario sapere, anche in linea di massima, il numero degli invitati in modo da stimare le necessità di spazio. Per trovare la location più adatta si possono anche utilizzare alcuni portali specializzati su Internet (ad esempio Eventi Aziendali, in cui è possibile trovare una selezione di diverse strutture della Lombardia e di altre regioni italiane).
Una volta capito quanto spazio occorre, è opportuno scegliere cosa offrire a questi invitati. Se si prevede una riunione della durata di una mattinata, si potrebbe pensare di inframmezzare a metà mattina con uno spuntino. Un piccolo buffet di dolcetti e rustici con succhi di frutta, acqua e tè da scegliere liberamente. Di solito la struttura ospitante provvede a fornire un servizio di catering con camerieri.
Se la convention dura l’intera giornata è necessario pensare al pranzo per i partecipanti. Anche in questo caso il sistema più veloce ed economico è un buffet. Questo sarà, ovviamente, più ricco e abbondante, con una scelta varia di primi, secondi e contorni con bibite.
Se si ipotizza, invece, una cena aziendale, è bene scegliere un ristorante adatto, non troppo rumoroso, affidabile per la qualità della cucina e facilmente raggiungibile.
Quando pensiamo ad un evento aziendale dobbiamo anche occuparci dell’allestimento della sala, quindi organizzare con la struttura ospitante tutta la parte tecnica, luci, suoni e eventuali microfoni, proiettori per delle slides, insomma… tutto ciò che ci occorre di “tecnico” per poter condurre al meglio una discussione o una spiegazione.
Accertati anche che ci siano le sedute sufficienti per tutti e che i partecipanti possano parcheggiare o raggiungere in maniera abbastanza agevole il posto.
Sarebbe utile dotare gli invitati di accessori utili, come block notes e penna (magari personalizzati con il vostro brand, è tutta pubblicità per voi!). Potete anche decidere di regalare a fine giornata un piccolo gadget che ricordi la vostra azienda e la giornata. Per qualche idea, date un’occhiata a questi regali aziendali
Tutti questi aspetti da curare e considerare, sicuramente richiedono molto impegno e tempo. Se preferite affidarvi ad esperti del settore, potete contattare qualche agenzia della vostra città. Si occuperanno di tutto, basterà spiegare cosa si vuol fare e loro provvederanno in base alle vostre indicazioni.
A voi la scelta! In ogni caso fateci sapere com’è andata e come vi siete organizzati!
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